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Qu’est-ce qu’une agence de conférenciers ? 

Une agence de conférenciers est une agence spécialisée dans les interventions de speakers, d’animateurs, de journalistes ou d’experts, célèbres ou non, lors d’événements professionnels. 

Les agences de conférenciers se placent en position de conseillers, leurs équipes accompagnent leurs différents clients dans le choix d’un ou plusieurs speaker(s) pour leurs événements ou, dans certains cas, pour accompagner également la production des projets événementiels. 

Une agence de conférenciers (ou “speaker bureau”) veille à ce que les personnalités choisies pour l’événement concordent pleinement avec les objectifs de la marque, le thème de l’événement et l’image de marque du client. C’est pourquoi elles disposent d’un panel d’intervenants très large : sportifs, scientifiques, philosophes, journalistes, chanteurs, animateurs TV, personnalités inspirantes…

Qu’il s’agisse d’un événement en France ou à l’étranger, une agence de conférencier telle qu’Uprightly dispose d’un réseau étendu et vous oriente vers les speakers disposant des qualités que vous recherchez (bilingues, pédagogues, experts…).

Pourquoi contacter une agence de conférenciers ?

Séminaires, salons, expositions, assemblées générales, remise de prix, congrès, conférences, interviews, plateau TV, webinaire… Chaque événement nécessite des intervenants adaptés. Quel que soit votre événement, un animateur capable de créer un moment de rassemblement est indispensable et celui-ci ne peut qu’être trouvé qu’à travers une agence de conférencier (ou un speakers bureau).

Lorsque vous organisez un événement en présentiel ou sur une plateforme numérique en ligne (en direct ou en rediffusion), vous avez besoin d’un animateur qui veillera à articuler les moments phares de celui-ci, à organiser les temps de parole ou encore à dynamiser les échanges avec le public.

L’animation d’un événement ne s’improvise pas : il s’agit d’un travail exigeant qui doit être réalisé par un spécialiste, qui apportera du dynamisme, créera du lien entre chaque univers et saura valoriser les intervenants. 

Vous pouvez également vouloir contacter une agence de conférenciers si vous souhaitez que votre événement soit marqué par des conférences ou par l’intervention de certaines célébrités. Que celles-ci soient journalistes, animatrices ou expertes, elles permettront d’attirer un public plus large et de susciter un fort intérêt, en plus d’associer l’image de votre marque à leur notoriété.

Découvrez notre Speaker Bureau

 

Avant de vous lancer : voici 10 pièges à éviter pour choisir votre agence de conférenciers !

 

1. Choisir un speaker uniquement pour sa notoriété ou son expérience

Lors du choix d’un speaker, conférencier ou animateur, vous pouvez être tenté de choisir une personnalité en fonction de sa célébrité ou de son expérience. 

Ne vous focalisez pas sur la notoriété d’un conférencier : le plus important est de choisir le speaker qui incarnera à la perfection votre événement et qui pourra transmettre à vos publics les messages que vous souhaitez véhiculer.

Il n’y a pas uniquement l’expérience d’un speaker qui compte : les nouveaux speakers, ne manifestant pas la même expérience que les intervenants plus expérimentés, n’en restent pas moins compétents comme ces derniers. Si une agence de conférencier telle qu’Uprightly vous propose leur profil c’est qu’ils ont les compétences, l’expertise, l’éloquence et la légitimité nécessaire à toute intervention. 

Comme une personnalité publique peut nécessiter un budget plus important, assurez vous que sa notoriété et son expérience soient en cohérence avec vos attentes et au montant que vous avez prévu d’allouer à sa prestation.

L’avantage supplémentaire d’un nouveau speaker ? Ses tarifs seront généralement plus resserrés, pensez-y si vous disposez d’un budget restreint !

2. Vouloir un speaker précis et ignorer la sélection personnalisée de votre agence de conférenciers

Il arrive que vous ayez déjà un speaker, expert ou animateur, en tête : vous avez déjà travaillé avec cette personne, une connaissance vous en a parlé, vous l’avez déjà vu intervenir ou son profil “catalogue” vous a plus.

Or, un speaker doit être choisi spécialement pour votre événement, sa présence doit avoir un sens. C’est justement le rôle de l’agence de conférenciers de vous orienter vers les intervenants qui correspondent à 100% à vos besoins et à vos objectifs.

Ainsi, une agence de conférencier telle qu’Uprightly saura vous conseiller et vous indiquer si votre speaker préféré est pertinent, ou non, pour votre événement.

3. Ne pas connaître son budget

Avant de vous lancer dans un événement, prévoyez un budget pour votre intervenant. Sans budget, les agences de conférenciers ne pourront pas cibler correctement les speakers qui entrent dans votre enveloppe. Évitez ainsi de perdre du temps et de faire travailler l’agence de conférenciers qui aura consacré de l’énergie pour personnaliser ses propositions de profils : définissez votre budget au préalable !

4. Ne pas se concentrer uniquement sur les langues parlées par votre public

Choisissez un speaker qui maîtrise parfaitement la langue de votre auditoire : le plus important est que votre public et votre intervenant puissent échanger au mieux lors de l’événement.

Concentrez-vous sur les besoins de votre auditoire : si vos publics parlent plusieurs langues, choisissez la langue la plus commune (en général l’anglais), mais faites intervenir un animateur polyglotte qui saura faire preuve de connivence avec une partie de votre public, en parlant une deuxième ou une troisième langue.

5. Choisir un conférencier dans un catalogue, sans demander conseil

Même si des catalogues de conférenciers, ou animateurs existent, il ne peuvent égaler les conseils fournis par une agence ou un bureau de conférenciers. 

Les agences de conférenciers (ou speaker bureau) sont spécialisées dans la recherche d’animateurs, d’experts sectoriels ou de personnalités inspirantes, et connaissent avec précision un panel d’intervenants extrêmement large. 

Ils seront non seulement plus rapides que vous mais aussi plus pertinents dans le choix des speakers, en fonction de vos besoins, des objectifs et enjeux de votre événement. Pourquoi le faire tout seul quand une agence de conférencier peut vous offrir son expertise ?

6. Ne pas définir votre objectif

Une agence de conférenciers à besoin de comprendre quel est l’objectif de votre événement et ses enjeux afin de trouver l’intervenant qui les incarnera parfaitement. 

Connaître précisément l’objectif de votre événement permet à une équipe, comme celle d’Uprightly, de vous orienter vers des speakers répondant spécialement à vos différents besoins.

7. Choisir un conférencier ou animateur au dernier moment

Les speakers sont des piliers de votre événement. Lorsque vous organisez celui-ci,il est donc essentiel de commencer, dans des délais raisonnables, votre de recherche de conférencier, animateur ou personnalité inspirante. 

Même avec une agence de conférenciers telle qu’Uprightly, trouver le bon conférencier est un processus qui nécessite quelques étapes.

Un bureau de speakers s’assure de trouver votre (ou vos) speaker(s) en plusieurs étapes : étude de votre brief, envoi des recommandations de profils, pré-sélection de votre part, validation des disponibilité et de l’intérêt des intervenants, réalisation et signature du contrat, rendez-vous de cadrage pré-événement…

Choisir un speaker est un travail précis, car le speaker sera l’un des éléments phares de votre événement.

8. Choisir une agence de conférenciers qui n’est pas transparente dans sa façon de travailler

Nombreuses sont les entreprises qui se revendiquent “agence de conférenciers” et qui proposent un conseil en placement. Mais toutes n’ont pas les mêmes méthodes de travail. 

Certaines agences vont vous proposer un catalogue de conférenciers sans même vous conseiller ou tenter de comprendre vos besoins et vos objectifs. 

D’autres agences vont, au contraire, prendre le temps d’échanger avec vous et de vous conseiller. Par exemple, Uprightly vous conseille grâce à un réseau de personnalités et d’experts, soigneusement tissé, et vous accompagne dans le cadrage de chacune de vos interventions.

Par dessus tout, veillez à choisir un bureau de conférenciers qui propose une totale transparence tarifaire, afin de connaître le coût réel d’un intervenant. 

C’est par exemple le cas de Uprightly, qui propose des contrats tripartites afin que chaque intervention soit encadrée légalement et en toute transparence. Dans ces contrats, le coût réel de l’intervenant retenu est dissocié des honoraires de conseil de l’agence, de façon à clairement détailler les enveloppes de chacun.

9. Ne pas tenir compte des droits d’image de votre intervenant

Que votre événement soit un événement interne ou externe, vous devez respecter les droits d’image de votre intervenant. Si des photos ou des vidéos de celui-ci ont été prises lors de votre événement, vous devez vous assurer que les clauses de droit d’image présentes dans votre contrat vous autorisent à utiliser ces contenus en tant que supports de communication interne ou externe. 

10. Choisir une agence de conférenciers qui ne s’occupe pas du cadrage de l’intervenant

Le cadrage est un service qui n’est pas assuré par toutes les agences de conférenciers (ou speakers bureaux). Il consiste à vous accompagner dans l’organisation des besoins parallèles à l’intervention de chaque intervenant. 

Un bureau de conférencier comme Uprightly propose un cadrage avant chaque événement : il s’assure du respect des droits d’image de la personnalité choisie et coordonne les différents points organisationnels du speaker, comme les réunions de préparation, les transports ou encore l’hébergement.

Équipe Uprightly

Uprightly - Stratégie & Speakers Bureau