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La crise sanitaire s’installe de façon durable, pérennisant au sein des équipes de nouvelles façons de collaborer : télétravail, vidéoconférences en ligne etc. Mais comment maintenir aussi l’événementialisation des grands temps forts de l’entreprise malgré le distanciel ?

Vidéoconférence ou événement digital : quelle différence ?

La vie de l’entreprise est rythmée de plusieurs rencontres : celles au quotidien qui permettent aux équipes d’avancer sur les projets et celles plus ponctuelles, qui viennent nourrir la stratégie de la société comme les réunions d’échanges type brainstorming ou les grands rassemblements.

Avec la crise sanitaire liée à la Covid-19, le travail à distance s’est ainsi imposé comme une nouvelle norme et les vidéoconférences en ligne via des outils tels que Zoom ou Teams apportent désormais une réponse à la nécessité de se réunir régulièrement. Toutefois, cela n’apporte pas une scénarisation suffisante pour recréer l’esprit d’un grand événement d’entreprise.

C’est en cela que se distingue véritablement un événement digital d’une réunion en ligne : cette volonté d’organiser un temps fort, qui va marquer les esprits, pour inspirer et insuffler une nouvelle dynamique auprès des équipes. Ce sera alors l’occasion aussi d’inviter un public plus large : clients, prospects … afin de servir les enjeux business. 

Un événement digital : pour célébrer, motiver et inspirer

L’événementiel a cette vocation de sortir les collaborateurs de leur quotidien et de matérialiser la notion de “faire entreprise ensemble”. C’est l’occasion pour les dirigeants de valoriser le travail accompli, de célébrer ce qui a été réalisé et de partager une vision sur les mois et années à venir pour donner une perspective motivante.

Pour les collaborateurs, c’est aussi l’opportunité de partager des retours d’expérience et de se sentir considérés. Il s’agit donc de rendez-vous importants, qu’il est impératif de maintenir malgré l’interdiction actuelle de se rassembler. Le choix de digitaliser son événement professionnel est en cela un parti pris fort : celui de l’engagement auprès des collaborateurs pour continuer à les soutenir et à les inspirer, notamment par l’invitation d’experts et de conférenciers (marketeurs, sociologues etc.) qui vont venir nourrir les prochaines réflexions stratégiques.

Cette posture altruiste et inclusive participera ainsi à une posture d’entreprise plus agile, nécessaire pour continuer à évoluer, voire à disrupter, dans un contexte business en profonde mutation. 

Trois bonnes pratiques pour digitaliser son séminaire professionnel

En distanciel, les collaborateurs sont devant leur écran, le premier enjeu est donc celui de l’attention : comment la capter puis la conserver tout au long de la journée. Pour cela, il est nécessaire de créer un réel concept autour d’un thème principal, qui va créer de l’intérêt et de l’engouement.

Ensuite, il s’agit de définir les messages clés et d’orchestrer le programme afin qu’il mixe différents types de prises de parole : keynotes, tables rondes, moments d’échanges plus interactifs comme une séance de co-création. L’information partagée ne se fera ainsi pas uniquement de façon descendante. Deuxième enjeu, celui de sortir les collaborateurs de leur quotidien avec une scénarisation importante, d’autant plus que la rencontre se déroule à distance, pour recréer une ambiance immersive.

Le choix peut alors porter sur la location d’un plateau TV qui permet de créer une atmosphère particulière, assez cocooning et qui peut rapidement être personnalisé à l’univers visuel et sonore de l’entreprise. Le plateau TV a également pour avantages d’offrir un code de communication familier pour l’audience, ce qui facilite l’attention et d’être valorisant pour les intervenants, rendant ainsi accessible une expérience autrefois considérée comme réservée à quelques privilégiés.

Pensez également à instaurer tout au long de la journée des “casseurs de rythmes” ludiques, à l’instar de quiz rapides, d’interviews “surprise” etc. pour garder votre audience captive.

L’importance d’humaniser votre rencontre digitale

Enfin, une des clés de réussite de votre événement digital, sera celle de l’humanisation, grâce notamment au choix d’un ou d’une journaliste qui va animer et incarner l’esprit que vous souhaitez donner à cette journée.

Tel un hôte met à l’aise ses invités, l’animateur va créer de la connivence, instaurer un climat convivial et faire le lien entre toutes les interventions pour créer un rythme agréable à suivre. L’humain au centre de votre évènement peut aussi passer par l’invitation d’une ou de plusieurs personnalités, un élément toujours apprécié des collaborateurs car cela permet d’apporter du rêve, de l’accessibilité aussi et encore une fois, de sortir de la routine quotidienne.

Alors quel événement digital allez-vous mettre en place en 2021 ?
Pour en discuter, échanger sur ces bonnes pratiques ou vous aider dans le sourcing de speakers, contactez-nous !

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Équipe Uprightly

Uprightly - Stratégie & Speakers Bureau