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Qu’est ce qu’un bureau de conférenciers ?

Un bureau de conférenciers est un bureau spécialisé dans les interventions de conférenciers, d’animateurs, de journalistes ou d’experts, célèbres ou non, lors d’événements professionnels.

Un bureau de conférenciers (ou une “agence de conférenciers”) se positionne en conseiller :  avec un large carnet d’adresses, il conseille les agences ou les annonceurs des secteurs privés et publics, afin de lier des profils à leurs différents projets événementiels ou de communication. 

Un bureau de conférenciers veille à ce que le choix des personnalités s’accorde pleinement avec les objectifs et l’image du client ainsi que le thème de l’événement.

Grâce à son réseau étendu et finement tissé, Uprightly accompagne marques, agences, institutions et ONG, dans la sélection de conférenciers adaptés à leurs projets, leurs besoins et leurs objectifs.

Un bureau de conférenciers vous conseille et vous accompagne pour trouver l’intervenant adapté.

Choisir le profil le plus adapté aux projets d’un client est le maître mot d’un bureau de conférenciers. C’est pourquoi ses équipes s’assurent de constituer un large panel d’intervenants, venant de tous les milieux : sportifs, scientifiques, philosophes, humoristes, chanteurs, célébrités, artistes, chefs étoilés… 

Un bureau de conférenciers vous met également en contact avec des experts sectoriels, personnalités inspirantes, animateurs ou encore des journalistes. 

Ces différents types de profils s’adaptent à vos projets : 

  • les conférenciers, ce sont des experts sectoriels (scientifiques, investisseurs, historiens, chimistes, ingénieurs, artistes…) qui pourront intervenir sur des sujets spécifiques tels que l’économie, l’intelligence artificielle, les tendances de consommation ou encore d’autres thématiques pour enrichir les connaissances de vos audiences et les aider dans leurs prises de décisions. 
  • les “personnalités inspirantes”, des individus aux parcours hors norme, afin d’inspirer vos audiences, notamment grâce à des thèmes comme la créativité, l’optimisme, la confiance en soi, le changement positif, l’innovation ou encore l’audace.
  • les animateurs et journalistes, qui interviendront lors de vos événements en ligne, sur une plateforme numérique ou en présentiel. Ils vous aideront à articuler les moments phares, mieux organiser les temps de parole ou, encore, à stimuler les échanges avec le public. 

Des séminaires aux salons, en passant par des interviews ou encore des remises de prix, chaque événement nécessite des intervenants entièrement adaptés à leurs enjeux. 

Grâce à un accompagnement personnalisé, les équipes Uprightly s’assurent de vous mettre en relation avec un conférencier qui possédera toutes les compétences, l’expertise, l’éloquence et la légitimité nécessaires à la réalisation de votre projet.

À quel moment contacter un bureau de conférenciers ?

Vous pouvez être amené à  faire appel à un bureau de conférenciers pour vos projets de communication en interne ou en externe, pour lesquels un animateur, capable de rythmer les temps forts et dynamiser les échanges, est indispensable..

Vous pouvez également contacter un bureau de conférencier si vous souhaitez marquer vos événements par l’intervention de conférenciers ou d’autres types d’intervenants. 

Ainsi, que vous ayez besoin d’un animateur pour créer du lien et dynamiser votre assemblée ou d’un conférencier pour marquer vos événements, les équipes d’Uprightly s’engagent à choisir parmi leur réseau soigneusement tissé, le profil qui correspond aux enjeux de vos événements et à l’image de votre marque.  

Découvrez 10 astuces indispensables à connaître avant de faire appel à un bureau de conférenciers !

1. Demandez à un bureau de conférencier de trouver un intervenant avec le niveau de notoriété adapté

La notoriété de certains intervenants peut être attrayante, néanmoins cela ne signifie pas forcément que ce seront les profils qui correspondront le mieux à votre demande. 

En effet, un intervenant renommé ne sera pas forcément le plus adapté à votre projet. C’est pourquoi le rôle d’un bureau de conférencier est de s’assurer que votre intervenant soit entièrement compatible avec toutes les spécificités de votre événement.

Un bureau de conférenciers vous proposera donc systématiquement les profils possédant l’expertise, les compétences, l’éloquence et la légitimité en cohérence avec vos attentes et votre budget.

Grâce à un large réseau de conférenciers, Uprightly est en mesure de vous proposer des profils aux niveaux de notoriété différents, qui s’adapteront à chacun de vos projets. 

2. Acceptez les conseils d’un bureau de conférenciers

Vous avez déjà travaillé avec des conférenciers et vous avez une idée de ceux que vous souhaitez faire intervenir lors de votre prochain événement. Vous pouvez faire part de vos attentes à un bureau de conférenciers mais il est important de rester ouvert à de nouvelles possibilités. 

En effet, le rôle d’un bureau de conférenciers est de présenter les intervenants qui correspondent parfaitement à l’image de votre marque et de votre événement, ils sont donc en mesure de vous proposer de nouveaux profils qui seront en totale adéquation avec ce que vous recherchez.

Les équipes d’Uprightly s’assurent de la pertinence de votre conférencier favori et vous orientent vers d’autres profils adaptés à votre projet. 

3. Prévoyez votre budget avant de contacter un bureau de conférenciers

Lorsque vous organisez un événement, faites en sorte de prévoir un budget pour votre conférencier ou intervenant. Avec un budget prédéfini, le bureau de conférenciers peut vous orienter rapidement vers des profils qui entrent dans votre enveloppe budgétaire.

Évitez de perdre du temps en faisant travailler, plus que nécessaire, les consultants d’un bureau de conférenciers. Ils auront consacré beaucoup d’énergie à personnaliser leurs propositions d’intervenants : définissez un budget et communiquez le !

Pour s’adapter à vos projets, Uprightly personnalise sa sélection d’intervenants et vous propose des profils disposant de tarifs variés.

4. Demandez à un bureau de conférenciers de choisir un intervenant maîtrisant une langue adaptée à votre auditoire

Un conférencier, ou autre intervenant, est choisi en fonction des spécificités de votre auditoire, afin que vos intervenants et vos publics puissent se comprendre et échanger lors de votre événement. 

Votre auditoire à des besoins spécifiques, prenez-les en compte : par exemple, face à un public polyglotte, il est judicieux de choisir un conférencier capable de s’exprimer dans une langue étrangère commune et qui jonglera entre deux ou trois langues, pour s’adresser à l’ensemble de votre audience.

Grâce à un large réseau de conférenciers et intervenants bilingues, les consultants Uprightly sont en mesure de vous proposer des profils qui partagent la langue de vos audiences ainsi que leur culture.

5. Évitez de choisir votre intervenant dans un catalogue et écoutez les conseils d’un bureau de conférenciers

Un bureau de conférenciers est spécialisé dans la recherche et le placement d’animateurs, intervenants, experts et personnalités inspirantes et possède un réseau très large d’intervenants. 

Ses consultants vous aident dans le choix d’un conférencier professionnel et fiable. Grâce à une connaissance précise de leur réseau de conférenciers et leurs nombreuses expériences, ils seront plus rapides que vous et plus pertinents dans la sélection des intervenants correspondant à vos besoins, vos objectifs et aux enjeux de votre événement.

Uprightly personnalise entièrement le choix de vos intervenants en allant plus loin qu’une simple offre catalogue. Nos consultants réalisent un véritable travail de “chasseur de tête” et vous accompagnent dans le choix d’un conférencier ou d’un intervenant en accord avec toutes les spécificités de votre projet. 

6. Définissez clairement vos objectifs pour les confier à un bureau de conférenciers 

Pour trouver l’intervenant qui s’adapte le mieux à votre événement, les consultants d’un bureau de conférenciers ont besoin de connaître précisément vos objectifs. C’est pourquoi vous devez les définir au préalable.

En connaissant clairement vos objectifs, les équipes d’Uprightly sont en mesure de vous recommander des profils possédant toutes les spécificités pour répondre à l’ensemble de vos besoins. 

7. Contactez un bureau de conférenciers dès que vous commencez à organiser un événement

Lors de l’organisation d’un événement, les intervenants deviennent des personnalités majeures de ce dernier. Il est donc nécessaire de commencer la recherche de l’intervenant dans des délais raisonnables. 

Pour trouver le bon conférencier, un bureau de conférenciers passe par plusieurs étapes qui demandent du temps : étude du brief, recommandations, pré-sélection, validation des profils, signature des contrats … 

Conscients que le conférencier sera l’un des éléments central de votre événement, les consultants Uprightly s’assurent de le choisir soigneusement et d’être réactifs en toute situation.

8. Contactez un bureau de conférenciers qui pratique la transparence tarifaire

Les bureaux de conférenciers sont nombreux mais tous ne travaillent pas selon le même procédés de travail. Avant de contacter un bureau de conférenciers, s’assurer de pouvoir faire confiance à ce dernier, tant d’un point de vue de conseil et d’accompagnement que d’un point de vue tarifaire, est fondamental.

De la même façon que certains bureaux de conférenciers vont vous proposer un catalogue de profil sans prendre le temps de questionner les enjeux de votre événement ou vos besoins, d’autres ne seront pas transparents dans leur façon de travailler et ne vous communiqueront pas explicitement le coût de votre intervenant.

C’est pourquoi, avant toute chose, assurez-vous que le bureau de conférenciers que vous choisissez pratique une totale transparence de ses tarifs. De ce fait, vous avez entièrement connaissance du coût de votre intervenant ainsi que de celui du bureau. 

Grâce à des contrats tripartites aux tarifs entièrement transparents, Uprightly s’engage à clairement communiquer le coût réel de l’intervenant, dissocié des honoraires de conseil de l’agence. Ainsi, les montants de chaque enveloppe sont connus par chaque partie.

9. Prenez connaissance des droits d’images de votre conférencier auprès d’un bureau de conférenciers 

Qu’il s’agisse d’un événement interne ou externe, les droits à l’image de votre conférencier doivent être respectés. En effet, pour chaque diffusion de photo ou de vidéo de votre conférencier lors de votre événement, celles-ci sont soumises à des droits d’images. 

Pour pouvoir les utiliser à des fins promotionnelles sur les réseaux sociaux ou d’autres supports de communication, veillez à connaître et respecter les clauses propres à leur diffusion.

Les équipes d’Uprightly s’assurent que les clauses de droit d’image de votre contrat sont correctement négociées pour votre communication externe. 

10. Choisissez un bureau de conférenciers qui s’occupe du cadrage de votre prestation

Le cadrage est un service parallèle à l’intervention de votre intervenant qui n’est pas réalisé par tous les bureaux de conférenciers. Cet accompagnement vise à vous aider à organiser les besoins parallèles à l’intervention de chaque conférencier. 

Uprightly vous propose un cadrage avant chaque événement : nos consultants vous garantissent que les droits d’image de la personnalité choisie seront respectés et coordonnent les différents points organisationnels. Ils s’occupent des réunions de préparation, du transport ou encore de l’hébergement de votre intervenant.

Équipe Uprightly

Uprightly - Stratégie & Speakers Bureau